Ngừng trì hoãn: Những mẹo quản lý thời gian thực sự hiệu quả

Một học sinh mở máy tính ra để bắt đầu làm bài, xem qua một tin nhắn, coi một video ngắn, sắp xếp lại bàn học, liếc nhìn đồng hồ, rồi đột nhiên một tiếng đã trôi qua mất. Bài tập vẫn còn trắng tinh. Em thấy bực bội, căng thẳng, có khi còn hơi áy náy, nhưng bắt đầu lúc này lại thấy khó hơn cả lúc nãy.

Trì hoãn không phải lúc nào cũng là lười. Nhiều học sinh để việc lại vì thấy nhiệm vụ quá lớn, quá chán, quá rối hoặc quá khó chịu. Có khi các em không biết bắt đầu từ đâu. Có khi các em sợ bài làm ra không đủ tốt. Có khi các em mệt và chọn thứ dễ gây xao nhãng nhất đang nằm ngay trước mặt. Các nghiên cứu tâm lý học do Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ tổng hợp cũng ủng hộ cách hiểu này: nên xem trì hoãn là một cách xoay xở với những cảm xúc khó chịu quanh nhiệm vụ, hơn là một thất bại đơn thuần về ý chí hay về sắp xếp thời gian.

Quản lý thời gian tốt không có nghĩa là lên kế hoạch cho từng phút trong ngày như một cỗ máy. Học sinh là con người. Các em cần nghỉ ngơi, cần bạn bè, cần thời gian với gia đình, cần sở thích riêng, cần ăn, cần ngủ và cần khoảng trống để suy nghĩ. Mục tiêu không phải là trở nên hoàn hảo. Mục tiêu là tạo ra những thói quen giúp việc bắt đầu dễ hơn và giảm bớt cơn hoảng khi mọi thứ bị dồn đến phút chót.

Những gợi ý dưới đây được viết cho đời sống học sinh có thật. Chúng giúp được cho bài tập về nhà, cho việc ôn tập, cho các dự án dài, cho kỳ ôn thi, cho lớp học trực tuyến, cho bài đọc được giao, cho bài luận và cho nếp sinh hoạt hằng ngày. Có ý rất nhỏ. Có ý cần tập mới quen. Quan trọng nhất là chọn lấy một hai điều rồi thật sự dùng nó trong một tuần.

Vì sao học sinh hay trì hoãn

Trước khi chữa thói trì hoãn, hiểu được nó đã là một lợi thế. Học sinh thường để lại những việc có vẻ không rõ ràng. Nếu đề bài ghi “viết một bản báo cáo” mà em không biết bước đầu tiên là gì, não sẽ đi tìm một việc dễ hơn. Mở điện thoại ra là thấy dễ chịu ngay. Bản báo cáo thì vẫn nằm đó chờ.

Học sinh cũng trì hoãn khi thấy nhiệm vụ quá lớn. Mười trang phải đọc, một dự án môn khoa học, hay một bài kiểm tra bao trùm năm chương đều có thể khiến các em thấy bất khả thi. Khi não nhìn một việc là quá lớn, nó có thể né cả khối thay vì bắt đầu từ một mẩu nhỏ.

Một lý do khác là chủ nghĩa hoàn hảo. Có em chần chừ vì muốn bài làm phải thật xuất sắc, nhưng chính áp lực đó lại khiến việc bắt đầu trở nên khó. Các em nghĩ: “Mình cần một câu mở đầu hoàn hảo”, hoặc “Mình phải hiểu hết rồi mới được bắt tay vào”. Thực tế, phần lớn bài làm tốt đều bắt đầu ở dạng thô rồi khá dần lên qua các lần sửa.

Sự xao nhãng cũng là một nguyên nhân lớn. Điện thoại, trò chơi, video, nhóm trò chuyện, ứng dụng nghe nhạc và những thẻ trình duyệt còn mở đều đang giành lấy sự chú ý. Ngay cả một học sinh có ý định tốt cũng có thể mất tập trung nếu môi trường xung quanh liên tục đưa ra lựa chọn dễ dàng hơn.

Hãy bắt đầu bằng một bước nhỏ hơn

Với nhiều nhiệm vụ, phần khó nhất là bắt đầu. Một mẹo hữu ích là làm cho bước đầu tiên nhỏ tới mức gần như dễ quá mức. Thay vì nói “mình sẽ viết xong bài luận”, hãy nói “mình sẽ mở tài liệu ra và gõ cái tiêu đề”. Thay vì nói “mình sẽ học môn khoa học”, hãy nói “mình sẽ đọc một trang và gạch chân ba từ khoá”.

Bước đầu nhỏ làm giảm sức cản. Khi việc đã khởi động rồi thì đi tiếp thường nhẹ hơn nhiều. Não không còn thấy một bức tường khổng lồ nữa. Nó thấy một cánh cửa đang mở sẵn.

Vài ví dụ về bước đầu tiên thật nhỏ:

• Mở phần hướng dẫn của bài tập.
• Viết ngày tháng và tiêu đề.
• Liệt kê ba điều mình đã biết.
• Chỉ đọc đoạn đầu tiên thôi.
• Giải một câu luyện tập.
• Tìm đúng trang trong sách.
• Đặt tên tệp và lưu tài liệu lại.
• Viết đại một câu lộn xộn để mở đầu.

Cách này hiệu quả vì hành động tạo ra đà. Ngồi chờ đến khi thấy có động lực thì có thể chờ rất lâu. Bắt đầu nhỏ cho động lực một cơ hội xuất hiện sau khi đã có chuyển động.

Dùng quy tắc 10 phút

Khi một nhiệm vụ làm em thấy khó chịu, hãy hứa với bản thân đúng mười phút thôi. Hãy đặt hẹn giờ, chẳng hạn bằng Classroom Timer, rồi làm cho tới lúc chuông reo. Sau mười phút đó, em có thể chọn dừng lại hoặc làm tiếp.

Phần lớn học sinh phát hiện ra rằng mười phút là đủ để phá vỡ trạng thái đứng hình. Nhiệm vụ bớt bí ẩn đi. Trang giấy không còn trắng nữa. Bài đã được bắt đầu. Kể cả khi em dừng lại sau mười phút, em vẫn có một phần tiến triển mà trước đó chưa hề có.

Quy tắc 10 phút đặc biệt hữu ích khi đọc, khi ôn tập, khi dọn chỗ ngồi học, khi mở đầu một bài luận, khi xem lại ghi chép và khi sắp xếp tài liệu cho dự án. Nó bỏ đi áp lực phải làm xong và chỉ tập trung vào chuyện bắt đầu.

Chia việc lớn thành những phần nhìn thấy được

Việc lớn cần được chia nhỏ. “Học cho bài kiểm tra lịch sử” là quá chung chung. “Ôn nguyên nhân Chiến tranh thế giới thứ nhất, làm thẻ ghi nhớ cho các thuật ngữ chính, trả lời năm câu luyện tập và xem lại một dàn ý bài luận” thì rõ ràng hơn nhiều.

Một nhiệm vụ đã được chia nhỏ cho em một việc cụ thể để làm. Nó cũng tạo ra các mốc tiến triển. Gạch bỏ từng phần nhỏ có thể tiếp thêm tinh thần và cho não thấy công việc đang nhúc nhích.

Chẳng hạn, thay vì ghi “làm xong dự án”, hãy chia ra thành:

1. Đọc hướng dẫn của dự án.
2. Chọn chủ đề.
3. Thu thập ba nguồn tài liệu.
4. Viết tiêu đề và phần mở đầu.
5. Dựng phần đầu tiên.
6. Thêm hình ảnh hoặc ví dụ.
7. Soát chính tả và định dạng.
8. Nộp bản cuối cùng.

Mỗi bước có thể được xếp lịch riêng. Cách này tránh được chuyện quen thuộc là tối trước hạn nộp mới phát hiện ra dự án còn bao nhiêu phần bị giấu kỹ.

Lập kế hoạch ngược từ hạn nộp

Nhiều học sinh chỉ ghi mỗi hạn nộp cuối cùng vào sổ. Việc đó có ích, nhưng chưa đủ. Nếu bài luận phải nộp thứ sáu, em cần những mốc nhỏ sớm hơn: thứ hai chọn đề tài, thứ ba lập dàn ý, thứ tư viết nháp, thứ năm sửa lại, thứ sáu nộp bài.

Lập kế hoạch ngược giúp học sinh tránh phải làm vào phút chót. Hãy bắt đầu từ ngày nộp, rồi tự hỏi trước ngày đó thì những gì phải xong. Nếu được, hãy đặt mỗi phần vào một ngày khác nhau.

Điều này đặc biệt quan trọng với dự án, bài thuyết trình, bài luận, báo cáo thí nghiệm, những tuần ôn thi và bài tập nhóm. Việc dài cần có chỗ để trải ra. Nếu để dồn hết vào một buổi tối, chất lượng sẽ giảm còn căng thẳng thì tăng.

Dùng một danh sách ưu tiên đơn giản mỗi ngày

Một danh sách việc cần làm quá dài có thể gây nản. Học sinh ghi mười lăm việc, xong được hai, rồi thấy mình thất bại. Cách tốt hơn là chọn ba việc ưu tiên cho cả ngày.

Hãy viết:

• Bắt buộc phải làm
• Nên làm
• Làm được thì tốt

Việc “bắt buộc phải làm” là việc quan trọng nhất. Đó có thể là bài tập nộp ngày mai, một buổi ôn cho bài kiểm tra, hoặc một bài còn thiếu. Việc “nên làm” cũng quan trọng nhưng còn co giãn được đôi chút. Việc “làm được thì tốt” sẽ hữu ích nếu còn dư thời gian và sức lực.

Cách này giúp học sinh tập trung. Thay vì cố ôm hết mọi thứ, các em giữ lấy phần việc quan trọng nhất.

Chọn việc hợp với mức năng lượng của mình

Không phải giờ học nào cũng như nhau. Có em tập trung tốt nhất ngay sau khi tan trường. Có em cần nghỉ một lúc đã rồi tối mới làm được. Có em mệt vẫn viết được nhưng không giải nổi bài toán. Có em lúc uể oải vẫn ôn được thẻ từ vựng, nhưng muốn viết luận thì phải thật tỉnh táo.

Hãy để ý nhịp riêng của mình. Xếp những việc phải nghĩ nhiều vào khung giờ em khoẻ nhất. Để dành việc nhẹ hơn cho lúc năng lượng xuống. Chẳng hạn, nếu em nghĩ sáng suốt vào trước bữa tối, hãy dùng khoảng đó để viết, để giải bài hoặc để học phần khó. Khoảng muộn hơn thì dành cho việc sắp xếp ghi chép, ôn từ vựng hoặc kiểm tra lại định dạng.

Đây không phải cái cớ để hoãn mọi thứ cho tới khi có tâm trạng hoàn hảo. Đây là cách dùng khoảng tập trung tốt nhất của mình cho khôn ngoan.

Lập một kế hoạch chống xao nhãng

Hầu hết học sinh đều biết cái gì làm mình xao nhãng. Vấn đề không nằm ở chỗ khó đoán. Vấn đề nằm ở chỗ quá dễ với tới. Nếu điện thoại nằm ngay cạnh quyển vở, điện thoại thường thắng. Nếu còn một thẻ trò chơi đang mở, trò chơi vẫn đang chờ. Nếu thông báo cứ nhảy lên liên tục, sự chú ý sẽ cứ bị cắt vụn.

Một kế hoạch chống xao nhãng sẽ bỏ bớt vài lựa chọn trước khi bắt tay vào việc. Hãy để điện thoại ở đầu bên kia phòng, bật chế độ tập trung, đóng bớt thẻ thừa, đăng xuất khỏi những trang hay kéo em đi, hoặc ngồi học ở nơi người khác nhìn thấy em đang làm bài. Nếu nghe nhạc giúp em, hãy chọn danh sách phát trước khi bắt đầu để khỏi mất công tìm bài hát giữa chừng.

Học sinh không cần một môi trường hoàn hảo, nhưng cần ít cạm bẫy hơn. Mỗi thứ gây xao nhãng được dẹp đi đều khiến việc bám trụ với bài tập dễ hơn một chút.

Thử chia khối thời gian thay vì học không có điểm dừng

Câu “tối nay mình sẽ học cả buổi” nghe rất nghiêm túc nhưng thường thất bại. Nó quá mở. Không có mốc bắt đầu và mốc kết thúc rõ ràng, học sinh sẽ trôi đi, kiểm tra tin nhắn, ăn vặt, đọc lại đúng một đoạn nhiều lần, rồi mệt mà chẳng tiến được bao nhiêu.

Hãy dùng khối thời gian. Mỗi khối có một nhiệm vụ, một giờ bắt đầu và một giờ kết thúc; một Study Planner Generator có thể giúp em bày sẵn các khối này cho trọn một tuần thay vì xoay xở từng tối một. Ví dụ:

• 4:30 đến 4:50: bài tập toán câu 1 đến 8
• 5:10 đến 5:30: đọc môn khoa học trang 42 đến 45
• 7:00 đến 7:20: ôn thẻ từ vựng

Khối ngắn thì dễ bắt đầu hơn và cũng dễ kết thúc hơn. Chúng còn khiến giờ nghỉ trở thành thứ mình xứng đáng được hưởng, chứ không phải nghỉ một cách tình cờ.

Nghỉ giải lao cho đúng cách

Giờ nghỉ không phải kẻ thù. Vấn đề nằm ở những kiểu nghỉ dở. Một lần nghỉ tốt giúp đầu óc trở lại trạng thái cân bằng. Một lần nghỉ dở biến thành thêm một tiếng né việc.

Giờ nghỉ tốt thì ngắn, rõ ràng và dễ dừng lại. Vươn vai, uống nước, đi lại một chút, dọn bàn, bước ra ngoài một lát hoặc cho mắt nghỉ. Hãy cẩn thận với những kiểu nghỉ dính tới lướt không dứt ra được hoặc xem video, vì chúng được thiết kế để giữ em ở lại.

Hãy thử một khối làm việc 25 phút rồi nghỉ năm phút, hoặc một khối 40 phút rồi nghỉ mười phút. Hãy chọn nhịp hợp với tuổi của em, với nhiệm vụ và với khả năng tập trung của em.

Chuẩn bị cho ngày mai trước khi dừng lại hôm nay

Một thói quen quản lý thời gian rất mạnh là kết thúc mỗi buổi học bằng việc chuẩn bị cho buổi sau. Trước khi gập sách lại, hãy ghi ra bước kế tiếp. Ví dụ: “Mai bắt đầu từ đoạn ba”, hoặc “Tiếp theo giải câu 6 đến 10”, hoặc “Ôn lại sơ đồ vòng tuần hoàn của nước”.

Cách này xoá luôn nỗi khổ bắt đầu vào hôm sau. Em không mất mười phút để tự hỏi “nãy mình làm tới đâu rồi nhỉ?”. Công việc đã sẵn sàng để đi tiếp.

Thói quen này đặc biệt có ích với bài luận, bài đọc dài, vở ghi ôn tập và những dự án kéo dài vài ngày.

Làm cho việc bắt đầu bài tập dễ hơn

Nếu làm bài tập mà phải bắt đầu bằng đi tìm dụng cụ, nhớ lại mật khẩu, cắm sạc máy tính rồi dọn bàn, học sinh có thể cạn sức trước cả khi vào việc. Hãy làm cho bước mở đầu nhẹ đi bằng một nếp làm bài đơn giản.

Hãy để những thứ hay dùng ở cùng một chỗ. Sạc thiết bị trước giờ học. Trả sách về đúng chỗ cũ. Dùng một quyển vở hoặc một cặp tài liệu cho các bài đang làm dở. Nếu em làm việc trên máy tính, hãy sắp xếp tệp theo môn và theo ngày.

Ngăn nắp không phải để trông cho đẹp mắt. Nó tiết kiệm phần năng lượng dành cho lúc khởi động. Bắt đầu càng dễ thì trì hoãn càng khó xảy ra.

Cam kết với người khác, nhưng đừng để bị xấu hổ

Có học sinh làm việc tốt hơn khi có người khác biết kế hoạch của mình. Hãy nói với một người bạn, với bố mẹ, với anh chị em hay với bạn cùng lớp rằng em sẽ làm gì và làm lúc nào. Ví dụ: “Mình sẽ viết xong bản nháp đầu tiên trước 6:30”.

Cam kết không nên khiến em thấy như đang bị phạt. Nó là một chỗ dựa. Bạn học cùng có thể hỏi thăm tiến độ. Bố mẹ có thể giúp giữ khoảng thời gian yên tĩnh. Một người bạn có thể ngồi làm bài lặng lẽ bên cạnh. Ngay cả việc nhắn một tin sau khi làm xong cũng tạo ra một cảm giác cam kết nho nhỏ.

Phân biệt việc gấp và việc quan trọng

Trì hoãn thường biến mọi thứ thành việc gấp. Khi học sinh chờ quá lâu, bài tập, việc ôn bài, các dự án và phần sửa bài đều hoá thành chuyện khẩn cấp cùng lúc. Quản lý thời gian nghĩa là nhận ra việc quan trọng trước khi nó kịp trở nên gấp gáp.

Việc quan trọng gồm có: học từ trước chứ không đợi tối hôm trước ngày kiểm tra, khởi động dự án sớm, hỏi khi vẫn còn kịp thời gian, và xem lại lời nhận xét của thầy cô trước bài tập tiếp theo. Hôm nay chúng có thể chưa gấp, nhưng chúng giúp em tránh căng thẳng về sau.

Một câu hỏi đơn giản có thể giúp ích: “Mình của ngày mai có mừng không nếu hôm nay mình làm việc này?”. Nếu câu trả lời là có, việc đó có lẽ đáng để em dành thời gian.

Làm phần nhỏ khó nhất trước

Có học sinh dồn hết sức vào những việc dễ rồi để phần khó lại tới tận khuya. Làm phần nhỏ khó nhất trước có thể giúp ích. Không phải cả nhiệm vụ khó, chỉ là đoạn đầu nghiêm túc của nó thôi.

Với bài luận, hãy viết phần mở đầu thô hoặc dàn ý. Với môn toán, hãy giải bài khó đầu tiên. Với môn khoa học, hãy ôn lại khái niệm em hiểu ít nhất. Khi phần khó nhất đã được đụng vào rồi, phần còn lại của buổi học sẽ bớt nặng.

Cách này xây được sự tự tin, vì việc em vẫn né tránh giờ đã không còn nguyên vẹn chưa ai chạm tới nữa.

Làm gì sau khi đã lỡ trì hoãn

Ai cũng có lúc trì hoãn. Điều quan trọng là em phản ứng thế nào. Tự trách mình chỉ làm mất thêm thời gian. Thay vì nói “mình hỏng hết rồi”, hãy hỏi: “bước hữu ích tiếp theo là gì?”.

Nếu em mất một tiếng, hãy bắt đầu bằng mười phút. Nếu hạn nộp đã gần, hãy chọn những phần quan trọng nhất trước. Nếu em thấy rối, hãy hỏi người khác hoặc đọc lại hướng dẫn. Nếu việc quá lớn, hãy chia nhỏ ngay lập tức.

Trì hoãn trở nên tệ hơn khi học sinh bỏ cuộc chỉ vì mình đã chậm rồi. Sau một khởi đầu chậm thì vẫn còn tiến lên được.

Một nếp làm việc đơn giản để bớt trì hoãn

1. Viết ra đúng nhiệm vụ cần làm.
2. Chọn bước đầu tiên nhỏ nhất có thể.
3. Đặt hẹn giờ mười phút.
4. Dẹp đi một thứ gây xao nhãng lớn.
5. Làm cho tới khi hết giờ.
6. Nghỉ một lát.
7. Quyết định bước tiếp theo trước khi dừng.

Nếp này đủ đơn giản để dùng vào những tối có học ngày hôm sau. Nó không đòi hỏi một cuốn sổ kế hoạch hoàn hảo hay một hệ thống rắc rối. Nó chỉ yêu cầu học sinh bắt đầu, tập trung một lúc ngắn và cứ thế đi tiếp.

Đôi lời cuối

Bỏ được thói trì hoãn không phải là đột nhiên trở thành một con người hoàn toàn khác. Đó là việc xây từng thói quen nhỏ để công việc dễ bắt đầu hơn và dễ tiếp tục hơn. Một học sinh bắt đầu sớm hơn mười phút, chia nhiệm vụ thành từng phần, dẹp bớt một thứ gây xao nhãng và định sẵn bước kế tiếp thì đã đang tiến bộ rồi.

Quản lý thời gian phát huy tác dụng nhất khi nó thực tế. Sẽ vẫn có những ngày bận, những ngày mệt và những ngày lắm thứ kéo mình đi. Nhưng với bước đầu rõ ràng, với các khối làm việc ngắn, với những lần nghỉ hợp lý và với kế hoạch được vạch sớm hơn, việc học ở trường sẽ bớt căng và dễ xoay xở hơn. Mục tiêu không phải là làm việc hoàn hảo. Mục tiêu là tiến đều đặn trước khi cơn hoảng kịp chiếm lấy mình.