Chuyển đổi tài liệu Word sang ODT để có định dạng mở, tương thích tốt hơn và chia sẻ tài liệu linh hoạt.
Giới thiệu
Tài liệu Word (.doc, .docx) được xây dựng quanh định dạng tài liệu riêng của Microsoft. Còn ODT — định dạng mà LibreOffice Writer và OpenOffice Writer sử dụng — là một định dạng riêng biệt, có đặc tả công khai, được tạo ra cho hai bộ ứng dụng văn phòng miễn phí, mã nguồn mở đó. Hai bên không thể thay thế cho nhau nếu không chuyển đổi: mở thẳng một tệp Word trong LibreOffice thường vẫn chạy khá ổn, nhưng khi cần lưu các thay đổi trở lại dưới dạng ODT, hoặc khi bắt đầu một tài liệu mà từ nay về sau phải giữ được khả năng chỉnh sửa đúng trong LibreOffice hay OpenOffice, thì việc chuyển đổi định dạng thật sự mới trở nên hữu ích chứ không còn là tùy chọn.
Quá trình chuyển đổi diễn ra thế nào
Công cụ này dựng lại tài liệu Word của bạn theo đúng cách một phần mềm soạn thảo văn bản trên máy tính sẽ dựng, rồi lưu kết quả thành tệp ODT thay vì một định dạng cố định như PDF. Khác với việc chuyển sang PDF, kết quả vẫn giữ nguyên khả năng chỉnh sửa hoàn toàn — tiêu đề, đoạn văn, bảng, hình ảnh và danh sách đều được chuyển sang dưới dạng nội dung sửa được, chứ không phải một ảnh bị làm phẳng hay một bố cục cứng nhắc. Công cụ nhận tệp .doc và .docx dung lượng tối đa 20 MB.
Hộp chọn tệp trên trang này còn liệt kê cả .docm (tài liệu Word có macro) như một kiểu tệp có thể chọn, nhưng bản thân quá trình chuyển đổi chỉ hỗ trợ .doc và .docx — một tệp .docm sẽ được hộp chọn chấp nhận, bắt đầu tải lên, rồi báo lỗi. Nếu tệp của bạn là .docm, trước hết hãy lưu nó thành tệp .docx thông thường trong Word (dù sao macro cũng không được giữ lại khi sang ODT, vì ODT có hệ thống macro riêng, không tương thích với của Word).
Bạn có thể chuyển đổi nhiều tệp trong cùng một phiên: mỗi tệp được tải lên và xử lý độc lập, và khi có từ hai tệp trở lên hoàn tất, tùy chọn "Tải tất cả xuống" sẽ gộp các kết quả vào một tệp ZIP duy nhất.
Vì sao có người cần tệp ODT
ODT quan trọng nhất khi tài liệu phải tiếp tục dùng được trong LibreOffice hoặc OpenOffice thay vì Word. Vài tình huống có thật mà chuyện này xảy ra:
- Máy tính dùng chung hoặc máy của trường chỉ cài LibreOffice. Không phải phòng máy hay máy dùng chung nào cũng có bản quyền Microsoft Word; chuyển sang ODT nghĩa là tệp mở ra và chỉnh sửa gọn gàng trên phần mềm đó, thay vì trông chờ một chương trình khác hiểu đúng những định dạng vốn chỉ Word mới có.
- Trường học hay tổ chức lấy định dạng mở làm chuẩn. Một số cơ sở chuộng ODT chính vì đây là chuẩn mở, không lệ thuộc nhà cung cấp nào, chứ không phải định dạng do một công ty nắm quyền — biết điều này sẽ có ích nếu bạn được yêu cầu nộp tài liệu dạng ODT thay vì Word.
- Giữ cho tài liệu vẫn sửa được mà người mở nó sau bạn không cần giấy phép trả phí, vì LibreOffice và OpenOffice đều miễn phí.
- Truy cập tài liệu lâu dài mà không phụ thuộc vào việc phần mềm của một công ty duy nhất còn tồn tại hay còn vừa túi tiền. Vì ODT là một chuẩn mở đã được công bố chứ không phải định dạng độc quyền, một tài liệu lưu dưới dạng ODT có thể mở bằng bất kỳ phần mềm nào cài đặt chuẩn đó, ở hiện tại cũng như về sau — chứ không chỉ bằng đúng phiên bản Word tình cờ vẫn còn đọc đúng tệp gốc.
Nếu tài liệu đã xong và chỉ cần chia sẻ hoặc nộp nguyên trạng, không sửa thêm nữa, thì Word To PDF thường là lựa chọn hợp hơn — ODT dành cho việc tiếp tục chỉnh sửa, còn PDF dành cho một bản cố định, bản cuối.
Cần kiểm tra gì trước khi tin vào kết quả
- Phông chữ ít gặp sẽ được thay bằng một phông tương tự có sẵn trong lúc chuyển đổi, và điều đó có thể làm khoảng cách chữ hoặc chỗ ngắt dòng xê dịch đôi chút. Các phông phổ biến (Arial, Calibri, Liberation Sans, Times New Roman) cho kết quả dễ đoán nhất, vì cả hai phía của quá trình chuyển đổi đều có sẵn chúng.
- Bảng phức tạp hoặc lồng nhau nhiều tầng và các đối tượng nhúng có thể hiện ra với vài khác biệt nhỏ về bố cục — nên xem lại bất cứ phần nào có định dạng tỉ mỉ, nhất là bảng có ô đã gộp hoặc đối tượng như một bảng tính được nhúng.
- Tài liệu được bảo vệ bằng mật khẩu nhiều khả năng sẽ chuyển đổi thất bại, vì công cụ không thể nhập mật khẩu thay bạn — hãy gỡ bảo vệ trong Word trước.
- Macro riêng của Word không được giữ lại: ODT có hệ thống macro của riêng nó, không tương thích với của Word. Tài liệu sau khi chuyển đổi giữ được nội dung và định dạng, chứ không giữ macro mà bản gốc từng có.
- Chọn được một tệp lớn không có nghĩa là tệp đó sẽ chuyển đổi được. Màn hình tải lên cho phép chọn tệp tới 100 MB, nhưng bản thân quá trình chuyển đổi chỉ nhận tệp Word tối đa 20 MB — tệp lớn hơn sẽ bắt đầu tải lên rồi trả về lỗi, chứ không bị chặn ngay từ đầu.
Khi nào đây là công cụ phù hợp
- Tiếp tục chỉnh sửa một tài liệu Word trong LibreOffice hoặc OpenOffice, khi làm việc trực tiếp bằng ODT giúp tránh cảnh phải chuyển đổi định dạng lặp đi lặp lại mỗi lần lưu tệp.
- Nộp tài liệu đúng dạng ODT vì đó là thứ được yêu cầu — một số trường học và tổ chức đề nghị nộp định dạng mở thay cho tệp Word.
- Chia sẻ một tài liệu sửa được với người không có Word, khi PDF không đáp ứng được vì họ cần thay đổi nội dung thật sự chứ không chỉ đọc.
Ví dụ
Một học sinh viết bài tập ở nhà bằng Word, rồi cần làm tiếp ở trường, nơi phòng máy chỉ cài LibreOffice. Thay vì vật lộn với những trục trặc định dạng khi mở thẳng tệp .docx trong một phần mềm chưa quen, chuyển sang ODT trước sẽ cho một tệp vốn được dựng riêng cho chương trình đó — bảng biểu, tiêu đề và bố cục vẫn nguyên vẹn, việc chỉnh sửa tiếp tục mà không cần cài Word ở bất cứ đâu.
Câu hỏi thường gặp
Những định dạng Word nào được hỗ trợ?
.doc và .docx, tối đa 20 MB. Tệp .docm có thể chọn được nhưng sẽ báo lỗi trong lúc chuyển đổi — hãy lưu lại thành .docx trước.
Tệp ODT có còn chỉnh sửa được không?
Có — khác với việc chuyển sang PDF, kết quả vẫn là một tài liệu chỉnh sửa được trọn vẹn, không phải một bố cục cố định.
Macro của Word có được giữ lại không?
Không. ODT dùng hệ thống macro riêng, không tương thích, nên mọi macro trong tài liệu Word gốc đều không nằm trong tệp đã chuyển đổi.
Tôi có thể chuyển đổi nhiều tệp cùng lúc không?
Có — mỗi tệp được xử lý độc lập, và khi có từ hai tệp trở lên hoàn tất, tùy chọn "Tải tất cả xuống" sẽ xuất hiện, gộp chúng vào một tệp ZIP.
Tệp của tôi có bị giữ lại sau đó không?
Không. Các tệp chỉ được xử lý để hoàn tất việc chuyển đổi và bị xóa tự động trong vòng 2 giờ — xem Chính sách quyền riêng tư để biết chi tiết.
Tài liệu có mật khẩu bảo vệ thì sao?
Nhiều khả năng quá trình chuyển đổi sẽ thất bại, vì công cụ không thể nhập mật khẩu thay bạn. Hãy gỡ mật khẩu trong Word trước khi tải lên.
Vì sao tôi lại cần ODT thay vì cứ giữ tệp ở dạng Word?
Chủ yếu là khi tài liệu phải giữ được khả năng chỉnh sửa đúng trong LibreOffice hoặc OpenOffice — một máy tính dùng chung không cài Word, một cơ sở yêu cầu nộp bài bằng định dạng mở, hoặc đơn giản là không muốn phụ thuộc vào phần mềm của một công ty duy nhất để tài liệu còn mở được về lâu dài.
