Chuyển đổi tài liệu về PDF để dễ dàng chia sẻ, in ấn và truy cập toàn cầu qua thiết bị.
Giới thiệu
ODT là định dạng tệp gốc của LibreOffice Writer và OpenOffice Writer — hai trình soạn thảo văn bản miễn phí, mã nguồn mở được nhiều trường học dùng song song với Microsoft Word hoặc dùng thay cho Word. Một tệp ODT và một tệp PDF thể hiện cùng một tài liệu đã hoàn thiện theo hai cách rất khác nhau: ODT giữ cho mọi thứ vẫn sửa được, lưu kiểu định dạng, phông chữ và bố cục theo cách mà trình soạn thảo văn bản có thể mở lại và chỉnh sửa. Còn PDF thì cố định vị trí chính xác của từng dòng, từng ký tự, để tài liệu trông y hệt nhau ở bất cứ nơi nào nó được mở, trên mọi thiết bị, mà không cần phần mềm chỉnh sửa nào. Chuyển ODT sang PDF là đánh đổi khả năng chỉnh sửa để lấy sự ổn định mở ở đâu cũng đúng như vậy — và đó chính là thứ bạn cần khi tài liệu đã xong xuôi, sẵn sàng để nộp, in ra hoặc gửi đi.
Quá trình chuyển đổi diễn ra thế nào
Công cụ này kết xuất tài liệu ODT của bạn giống hệt cách một trình soạn thảo văn bản cài trên máy tính sẽ in nó ra, rồi xuất kết quả đó thành PDF. Với một tài liệu thông thường — tiêu đề, đoạn văn, phông chữ phổ biến, hình ảnh, bảng đơn giản — kết quả khớp với những gì bạn thấy khi in trực tiếp tệp đó từ trình soạn thảo trên máy. Công cụ nhận tệp .odt dung lượng tối đa 20 MB. Nếu tài liệu của bạn vốn đã ở định dạng Word, hãy dùng Word To PDF — công cụ chuyển đổi này được làm riêng cho ODT.
Bạn có thể chuyển đổi nhiều tệp ODT trong cùng một phiên: hãy thả vào vài tệp một lúc, mỗi tệp sẽ được chuyển đổi riêng, có thanh tiến trình và liên kết tải xuống riêng. Khi hai tệp trở lên hoàn tất, tùy chọn "Tải tất cả xuống" sẽ hiện ra để gom kết quả vào một tệp ZIP duy nhất, nên bạn không phải tải từng tệp một.
Đôi lời về ODT và độ trung thực của định dạng
ODT được định nghĩa trong chuẩn OpenDocument Format do OASIS duy trì — một định dạng riêng, được đặc tả độc lập, khác với định dạng .docx của chính Word. Điều đó có ý nghĩa với độ trung thực khi chuyển đổi: một tệp ODT được tạo trực tiếp trong LibreOffice hoặc OpenOffice thường cho kết quả dễ đoán nhất, vì nó được dựng đúng theo quy tắc của chính định dạng này chứ không theo cách một chương trình khác diễn giải các quy tắc đó. Ngược lại, một tệp ODT vốn được xuất ra hoặc "lưu thành" từ Word đôi khi mang theo vài điểm định dạng lạ còn sót lại sau chuyến đi vòng đó — một phông chữ bị thay thế, hay khoảng cách dòng bị xê dịch, những thứ sẽ không xảy ra với tệp ODT tạo ra ngay trong môi trường gốc. Dù là trường hợp nào, bạn cũng nên ngó qua kết quả một lượt, như với mọi lần chuyển đổi tự động.
Cần kiểm tra gì trước khi nộp kết quả
Không có phép chuyển đổi tự động nào hoàn hảo với mọi tài liệu, và bạn nên biết công cụ này dễ làm xê dịch thứ gì nhất:
- Phông chữ ít gặp: nếu tài liệu dùng một phông chữ không phổ biến trên máy chủ thực hiện chuyển đổi, một phông tương tự sẽ được thay vào — kéo theo khoảng cách chữ và vị trí ngắt dòng có thể xê dịch đôi chút. Các phông phổ biến (Arial, Calibri, Liberation Sans, Times New Roman) cho kết quả dễ đoán nhất.
- Chọn được tệp lớn không có nghĩa là tệp đó sẽ chuyển đổi được. Màn hình tải lên cho phép chọn tệp tới 100 MB, nhưng bản thân quá trình chuyển đổi chỉ nhận tệp ODT tối đa 20 MB — tệp lớn hơn mức đó vẫn bắt đầu tải lên rồi mới báo lỗi, chứ không bị chặn ngay từ đầu. Nếu bạn có một tệp lớn chứa nhiều ảnh nhúng, hãy cân nhắc nén ảnh trong LibreOffice/OpenOffice trước khi chuyển đổi.
- Tài liệu được bảo vệ bằng mật khẩu nhiều khả năng sẽ chuyển đổi thất bại, vì công cụ không có cách nào nhập mật khẩu thay bạn — hãy gỡ bảo vệ trước nếu tệp cần điều đó.
- Bảng lồng nhau nhiều tầng, đối tượng nhúng, hoặc các thay đổi được theo dõi chưa xử lý dứt điểm có thể hiển thị với vài khác biệt nhỏ về bố cục. Chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi được theo dõi trước khi chuyển đổi sẽ cho kết quả gọn gàng hơn.
Những điều này không có nghĩa là công cụ thiếu tin cậy cho việc dùng hằng ngày ở lớp — phần lớn bài tập, phiếu học tập và báo cáo đều chuyển đổi sạch sẽ — nhưng vẫn nên liếc qua kết quả trước khi nộp hay phát ra thứ gì quan trọng.
Nếu khả năng tiếp cận là điều quan trọng — chẳng hạn một tài liệu cần dùng được với trình đọc màn hình — hãy thử trực tiếp tệp PDF đã chuyển đổi thay vì mặc định là nó vẫn ổn. Chuyển đổi tự động không bảo đảm giữ được cùng mức gắn thẻ hỗ trợ tiếp cận như khi xuất tệp thủ công theo chuẩn tiếp cận.
Khi nào nên dùng công cụ này
- Học sinh nộp bài làm trong LibreOffice hoặc OpenOffice: chuyển đổi trước khi nộp giúp bài tập hiển thị trên máy của giáo viên giống hệt như trên máy bạn, bất kể thầy cô có cài cùng phần mềm hay không.
- Giáo viên phát tài liệu soạn ngoài Microsoft Word: phiếu bài tập hay tài liệu phát tay dựng trong LibreOffice sẽ mở ra y hệt nhau với mọi học sinh sau khi đã chuyển sang PDF, không phụ thuộc vào bộ ứng dụng văn phòng mà các em đang có.
- Mọi nơi không có Word nhưng tài liệu vẫn phải đi ra khỏi lớp học: các trường và phòng máy dùng chung thường chạy LibreOffice chính vì nó miễn phí — chuyển tài liệu đã hoàn thiện sang PDF sẽ xóa mọi băn khoăn về việc người nhận đang cài phần mềm gì.
Nếu tài liệu vẫn đang được chỉnh sửa hoặc nhiều người cùng rà soát, hãy tiếp tục làm việc trên tệp ODT — chuyển sang PDF là bước cuối cùng, không phải một định dạng để làm việc.
Ví dụ
Một học sinh viết bài luận môn lịch sử bằng LibreOffice Writer trên máy tính dùng chung ở trường, vì thư viện chỉ cài sẵn phần mềm đó. Về nhà em chỉ có điện thoại, và em không chắc thiết bị mà cô giáo dùng để chấm bài có mở nổi tệp ODT hay không. Chuyển sang PDF trước khi nộp xóa bỏ hoàn toàn nỗi băn khoăn ấy — định dạng của bài luận, các tiêu đề và mọi hình ảnh đã chèn đều nằm đúng chỗ đã đặt, và tệp mở ra giống hệt nhau trên bất kỳ thiết bị nào cô giáo dùng.
Câu hỏi thường gặp
Công cụ này nhận định dạng nào?
Chỉ nhận tệp ODT, tối đa 20 MB. Với tài liệu Word, hãy dùng Word To PDF.
Tôi chuyển đổi nhiều tệp ODT cùng lúc được không?
Được. Mỗi tệp được chuyển đổi riêng, và khi hai tệp trở lên hoàn tất, nút "Tải tất cả xuống" sẽ gom chúng vào một tệp ZIP duy nhất.
Định dạng có giữ nguyên y hệt không?
Với tài liệu dùng phông chữ phổ biến và định dạng tiêu chuẩn thì nhìn chung là có. Phông chữ ít gặp, tệp ODT vốn được chuyển đổi từ Word, hoặc bố cục tùy chỉnh phức tạp có thể xê dịch đôi chút — xem mục "Đôi lời về ODT và độ trung thực của định dạng" ở trên.
Tôi có cần cài LibreOffice hay OpenOffice không?
Không — việc chuyển đổi chạy ngay trên trang này; không cần cài phần mềm cũng không cần tài khoản.
Tệp của tôi có được giữ lại sau đó không?
Không. Tệp chỉ được xử lý để hoàn tất việc chuyển đổi và sẽ tự động bị xóa trong vòng 2 giờ — xem Chính sách quyền riêng tư để biết chi tiết.
Tài liệu có mật khẩu bảo vệ thì sao?
Việc chuyển đổi nhiều khả năng sẽ thất bại, vì công cụ không thể cung cấp mật khẩu thay bạn. Hãy gỡ mật khẩu trong LibreOffice hoặc OpenOffice trước khi tải lên.
